Normale Kommunikation mit Mails
Zum ersten mal begegnete ich diesem Thema in der Vorstandarbeit in einem großen Verband mit über 4.000 Mitgliedern. Ich empfand die Kommunikation schon nach 8 Wochen völlig unübersichtlich und fragte mich, woran das liegt. Da ich die Zusammenhänge durch Visualisierung der Vorgänge immer viel schneller durchdringe, fing ich an die Struktur der ersten 100 Mails nachzuzeichnen. Und dabei wurde mir sehr schnell deutlich was geschehen war.
Zuerst war ich ein neugieriges Mitglied:
Unkoordinierte Mailkommunikation kann schnell ins Chaos führen!
Mit der folgenden Visualisierung wird sofort klar warum ich (und wahrscheinlich auch Andere) sehr schnell den Überblick verloren habe und im Grunde demotiviert war. Kein Mensch hat in der Freizeit die Muße dieses Chaos zu entwirren.
Was war geschehen: Es gab keinerlei Bewusstsein über die verschiedenen Ebenen und vor allem Rollen in diesem Zusammenhang. Mal wurden Mails als Bürokraft versendet, mal als Mitglied einer Arbeitsgruppe, mal wurden Mails weitergeleitet und zusätzliche Empfänger in Kopie eingetragen. Dabei gingen immer wieder Zusammenhänge verloren. Denn manchmal wurden Antworten an alle Empfänger der “Gruppenmail” versandt, manchmal nur an Einzelne Teilnehmer. Am Ende hatte man hunderte von Mails, die teilweise völlig unwichtige Inhalte hatten, teilweise nur unvollständig waren und immer wieder zu Missverständnissen geführt haben.
Um die Kommunikation besser strukturieren zu können, ist es aus meiner Sicht wichtig zuerst die verschiedenen Prinzipien darzustellen und die dazugehörigen Begriffe zu erklären. Denn nicht immer ist ein Messenger die richtige Lösung.
Abhängig von der Gruppengröße kann man eventuell auch gut mit einem Mailverteiler oder einer Mailingliste arbeiten.
Kommunikation mit Mailverteiler
VORSICHT: Natürlich kann in jedem Mailprogramm eine interne Verteilerliste erstellt werden. Dies ist hier nicht gemeint!
Mailverteiler kommen in der Regel zum Einsatz, wenn ein Sender eine E- Mail an viele Empfänger verteilen möchte. In Mailverteilern gibt es in der Regel genau einen Sender.
Der hier gemeinte Mailverteiler kann in der Regel auf jedem normalen Webspace mit Mailserver eingerichtet werden. Diese externe Mailverteiler arbeitet nach dem Prinzip one-to-many (ein Sender, viele Empfänger). Man kann dies auch als Mailweiterleitung verstehen. Denn bei diesem Verfahren werden auf dem Webserver die Empfängeradressen manuell hinter einer bestimmten Mailadresse eingetragen. Dann wird jede eingehende Mail an alle eingetragenen Adressen weitergeleitet. Der Vorteil dabei ist die einfache Handhabung. Allerdings ist die Menge der teilnehmenden Empfänger begrenzt und die Verwaltung der Adressen wird bei einer größeren Zahl sehr schnell unübersichtlich.
Bei diesem Mailverteiler gibt es keinen Zugangsfilter. Jeder und jede (auch Fremde und Spammer) die die Versendermailadresse kennen, können den Verteiler nutzen. Ein Mailverteiler hat keine Möglichkeit der Moderation.
TIPP: Mailinglisten (siehe unten) lassen sich auch so einstellen, dass sie (nur) als Mailverteiler fungieren. Es ist mehr Aufwand und hat den Vorteil den Zugang zu diesem Verteiler regeln zu können.
WICHTIG:
Diese Lösung lebt und stirbt mit der schnellen Aktualisierung des Verteilers. Wenn Veränderungen im Verteiler nicht zeitnah umgesetzt werden, benutzen die Menschen doch wieder selbstgebastelte Verteiler und nach kurzer Zeit stellt sich das alte Chaos wieder ein.
Ich gehe davon aus, das man die Aktualisierung jeweils innerhalb von 48 Stunden realisieren sollte. Danach leidet entweder die Arbeitsgeschwindigkeit oder es bricht wieder Chaos aus.
Kommunikation mit Mailingliste
Eine Mailingliste arbeitet normalerweise nach dem Prinzip many-to-many (viele Sender, viele Empfänger).
Mailinglisten sind eher Diskussionslisten. Jeder, der an einer Liste teilnimmt, ist auch gleichzeitig berechtigt, Mails an die Liste zu senden, die die Mails an alle anderen Teilnehmer verteilt. Die Teilnehmer wissen, dass jede Mail, die an die Liste geschickt wird, alle anderen Teilnehmer erreicht. Dabei bleiben die Empfängeradressen unsichtbar.
Die Liste verteilt aber nur Mails weiter, die von Listenteilnehmern eingereicht werden. Alle die nicht in die Liste eingetragen wurden, werden abgelehnt bzw. an die Moderation der Liste weitergeleitet.
Der Transport von E-Mails anderer Absender wird verweigert. Teilnehmer der Mailingliste empfangen also nur Nachrichten von anderen Teilnehmern der Liste. Die Verwaltung und Verteilung wird von einer besonderen Software vorgenommen, einem „Listserver“. Als Industriestandard hat sich dabei die Software „Mailman“ etabliert.
Die Administration einer Mailingliste ist wesentlich komplexer als ein Mailverteiler. Denn beim Verteiler werden nur die relevanten Adressen eingetragen. Bei einer Mailingliste gibt es eine Menge Parameter die die Nutzung als Diskussionmöglichkeit unterstützen können.
Die großen Unterschiede zum Mailverteiler sind:
- Es gibt die Möglichkeit ein durchsuchbares Archiv der Mails anzulegen.
- Die Mailingliste kann (und sollte) moderiert werden. Damit können Maillawinen und Trolls besser in den Griff bekommen werden.
- Die Mailingliste kann auch so eingestellt werden, dass sie als Mailverteiler fungiert und nur bestimmte Mitglieder berechtigt sind in die Liste zu mailen. Der Vorteil zum normalen Mailverteiler ist die Zugangskontrolle.
- In der Regel kann der Listserver so eingestellt werden, dass sich neue Mitglieder über ein Webinterface selbst ein,- und austragen. Wahlweise mit Sichtung durch die Moderation oder ohne.
Hier folgen nun 4 verschiedene Beispiele für die Nutzung einer Mailingliste in visualisierter Form:
Kommunikation mit Messenger?
In diesem Beispiel geht es um die Open Source Software Mattermost. Sie ist um einiges komplexer als z.B. Signal, Threema oder What’s App, hat dafür aber auch in der Zusammenarbeit in größeren Gruppen wesentliche Vorteile.
Nachfolgend greife ich einige Punkte heraus, die für mich den wesentlichen Unterschied zwischen normalen Messengern und diesem speziellen Kollaborationstool ausmachen:
- Die Nachricht steht im Mittelpunkt und der User entscheidet, ob er sie lesen will oder nicht. Ich kann mich jederzeit in die Kanäle eintragen. Sie aber auch jederzeit verlassen. Somit minimiert sich der Stress mit unerwünschten Nachrichten, da niemand innerhalb des Messengers meine privaten Kontaktdaten hat.
- Für spezielle Themen können geschlossene Kanäle eingerichtet werden. Hier kann man nur auf Einladung mitlesen.
- Die Antworten zu einem Thema (wenn man den richtigen Knopf drückt) werden immer chronologisch zu der Ursprungsnachricht sortiert. Dies funktioniert auch, wenn man Tage oder Wochen später auf einen Nachricht reagiert.
- Man kann einem Thema folgen und bekommt dann immer eine Nachricht, wenn dort was geschieht. Genauso kann die Folgefunktion ausgeschaltet werden, falls das Thema nicht mehr wichtig ist.
- Es können kleine Abstimmungen erstellt werden oder ein Stimmungsbild zu einer Frage eingeholt werden. Mit Mouse Hoover über das Abstimmungsergebnis können die “Nutzernamen” sichtbar gemacht werden.
Hier noch weitere Optionen die das Tool zu bieten hat:
Sonderfall Newsletter
Ein Newsletter ist meist eine spezielle Software (oder ein Plug In auf einer Webseite) die prinzipiell wie ein Mailverteiler funktioniert. Es wird also einen Mail von einem Versender aus an alle Teilnehmer des Newsletters versandt.
Im Unterschied zur manuellen Einrichtung des Mailverteilers durch einen Admin gibt es beim Newsletter die Möglichkeit sich online selbst in den Newsletter einzutragen und in jeder Mail selbst wieder auszutragen. Der Mailverteiler eignet sich hauptsächlich für kleine Gruppen. Newsletter können bis zu einigen tausend Mitglieder haben.
Die Newslettersoftware filtert automatisch Rückläufer und Fehlermeldungen aus und bietet meist sehr ausgefeilte Designmöglichkeiten.
TIPP: Mailinglisten lassen sich auch so einstellen und nutzen, dass sie als einfache Newsletter fungieren. Dabei sind die Designmöglichkeiten meistens sehr eingeschränkt.